Factur-X, CII, UBL : tout savoir sur les formats de facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique, ou e-invoicing, est une facture créée, envoyée, reçue et archivée sous une forme dématérialisée. Elle doit également comporter un socle minimum de données structurées et hiérarchisées. 

Pour être reconnue comme telle, elle doit garantir : 

• l’authenticité de son origine : elle doit assurer que l’émetteur est bien celui mentionné dans les données du document ;

• sa lisibilité : elle doit être facilement consultable par tous ;

• l’intégrité de son contenu : elle doit être impossible à modifier ou à falsifier après émission.

Les PDF sont-ils considérés comme des factures électroniques ?
Non. Une facture envoyée au format PDF par e-mail, une facture scannée ou une version imprimée puis numérisée ne sont pas considérées comme des factures électroniques. Pour être conforme, la facture doit contenir des données structurées, permettant un traitement automatisé par les logiciels comptables et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Pourquoi des formats de facture électronique sont imposés ?

L’obligation de recourir à des formats spécifiques de facture électronique a pour but de rendre les échanges commerciaux plus fluides, transparents et efficaces. Ces formats permettent de moderniser et d’automatiser la gestion des factures, réduisent les erreurs humaines et accélèrent les processus de paiement. Le contrôle des données par l’administration fiscale est également facilité, ce qui permettrait de réduire les risques de fraude à la TVA. 

Quels sont les trois formats de facture électronique ?

À compter de septembre 2026, les entreprises françaises devront obligatoirement respecter l’un des trois formats de facture électronique homologués par l’administration fiscale : 

• Factur-X

• CII (Cross Industry Invoice)

• UBL (Universal Business Language)

Factur-X

Le format hybride Factur-X est une combinaison d’un PDF et d’un fichier XML. Le fichier PDF est lisible par l’homme et contient toutes les informations nécessaires à la facturation. Le fichier XML permet un traitement automatisé des données par les systèmes d’information.

Les avantages du format Factur-X :

• Conformité européenne : le format Factur-X est conforme à la norme EN 16931, une norme sémantique européenne pour la facturation électronique ;

• Double lisibilité : le format mixte permet une lecture manuelle via le PDF et un traitement automatique des données via le XML ;

• Facilité d’intégration : il est proposé par toutes les PDP et implémenté sur de nombreux logiciels de facturation et de gestion financière.

CII

Le format CII est une norme internationale développée par l’UN/CEFACT. Il repose sur un fichier XML structuré qui permet un partage et un traitement automatique des factures par les logiciels de comptabilité.

Les avantages du format CII :

• Conformité internationale : CII est utilisé dans de nombreux pays européens, ce qui le rend particulièrement adapté aux entreprises ayant des échanges commerciaux internationaux ; 

• Haute personnalisation : il est conçu pour gérer des données de facturation complexes et peut contenir plus de 2 000 champs différents, adaptés aux spécificités de chaque secteur d’activité ;

• Automatisation complète des factures : ce format permet un traitement des factures automatisé à 100%, ce qui réduit le risque d’erreurs humaines et améliore l’efficacité.

UBL

Le format UBL est un standard international conçu pour faciliter les échanges de documents électroniques commerciaux (factures, bons de commande, reçus,…). Ce format est basé sur un fichier XML qui contient des données structurées. Cela permet l'intégration automatisée des informations dans les systèmes d'information des entreprises.

Les avantages du format UBL :

• Norme internationale : UBL est reconnu et utilisé dans de nombreux pays, ce qui facilite les échanges commerciaux internationaux ;

• Amélioration de l’efficacité : gain de temps assuré avec ce format puisque le traitement des factures ne nécessite pas d’intervention manuelle. Les données sont extraites automatiquement du XML ;

• Réduction des erreurs et des coûts : grâce à sa structure normalisée et automatisée, ce format réduit les risques d’erreurs et les coûts associés à la gestion manuelle des factures.

Quel format de facture électronique choisir ?

Le choix de votre format de facture électronique va dépendre de votre activité et de vos partenaires commerciaux. 

Les TPE, PME et micro-entreprises pourront plutôt opter pour le format hybride Factur-X, apprécié pour sa simplicité et son accessibilité, facilitant ainsi la transition vers la facturation électronique.

Les formats UBL et CII sont privilégiés pour les opérations avec des partenaires étrangers. Pour les transactions internationales multisectorielles, le format CII est idéal, notamment pour les échanges B2B, tandis que le format UBL est plus adapté au e-commerce.

Avant de choisir votre solution de facturation électronique, posez-vous les bonnes questions :

• Quel est mon secteur d’activité ? (B2B, e-commerce, services publics, etc.)

• Mes partenaires sont-ils en France ou à l’international ?

• Ai-je besoin d’un format lisible par mes équipes en plus d’un format structuré ?

• Mon logiciel comptable est-il compatible avec un format en particulier ?

À noter : quelle que soit votre situation, la PDP que vous aurez choisie prendra en charge ces trois formats.