Comment passer à la facture électronique ?
Publié le 11 février 2025
Progressivement, à compter du 1ᵉʳ septembre 2026, la facture électronique sera une obligation légale pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. La mise en œuvre de la dématérialisation de la facturation est conséquente : elle concerne vos équipes, vos processus, vos clients et/ou vos fournisseurs. Afin de ne pas être surpris au moment venu, découvrez nos 5 conseils pour mettre en place dès maintenant la facture électronique dans votre entreprise.
Anticiper le calendrier de la mise en place de la facture électronique
Tout d’abord, nous vous conseillons d’anticiper ! Bien que l’échéance de septembre 2026 paraisse encore lointaine, il vaut mieux ne pas attendre le dernier moment pour agir.
La réforme de la facture électronique prévoit un calendrier d’application progressif :
À partir du 1ᵉʳ septembre 2026 :
obligation d’être en capacité de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises (tous statuts juridiques et tailles confondus) ;
obligation d’émission de factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI ;
À partir du 1ᵉʳ septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME, les TPE et les micro-entreprises.
Connaître les nouvelles réglementations de facturation électronique
La seconde étape pour mettre en place la facture électronique est de comprendre sa législation. Pour être conforme, la facture électronique devra répondre aux nouvelles réglementations, notamment en termes de formats et de mentions obligatoires.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Selon l’ordonnance n° 2020-1190 du septembre 2021, une facture électronique se définit comme « une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. »
Utiliser un format électronique structuré
Lorsque votre entreprise sera concernée par l’entrée en vigueur de la réforme, il ne sera plus possible de créer vos factures à la main, via un outil de traitement de texte, un tableur ou un outil de facturation en ligne.
Trois formats sont autorisés :
Factur-X ;
CII (Cross Industry Invoice) ;
UBL (Universal Business Language).
Factur-X est un format hybride, combinant un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier structuré XML intégré lisible par les machines. CII et UBL sont tous les deux des formats structurés, pouvant être lus et traités par des systèmes informatiques.
Les éléments obligatoires sur une facture électronique
De nouvelles mentions légales vont également devenir obligatoires :
Le SIREN de l’acheteur ;
L’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation, si différente de celle de l’acheteur ;
La nature de la transaction (livraison de bien ou prestation de service) ;
La mention « option pour le paiement de la taxe d’après le débit » si vous avez opté pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Préparer votre entreprise à la transition vers la facturation électronique
Pour une transition réussie, commencez par recenser vos canaux de facturation : logiciels de facturation, outils de pré-comptabilité, logiciels de caisse, sites marchands,… Assurez-vous qu’ils soient conformes aux nouvelles réglementations et compatibles avec la facturation électronique.
Cartographiez ensuite vos flux de facturation et vos flux de TVA : volume de factures mensuel et annuel, formats utilisés, répartition entre B2B domestique, B2B international, B2G et B2C. Cela permettra d’identifier vos obligations (e-invoicing, e-reporting ou les deux) et de choisir un logiciel performant adapté à vos besoins.
Pour faciliter la transition, il est également essentiel d’identifier dès maintenant les collaborateurs concernés au sein de votre entreprise et d’évaluer leurs compétences en matière de facturation électronique. Vous déterminerez ainsi les éventuels besoins en formation.
Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire
Actuellement, environ 80 PDP sont immatriculées sous réserve, mais elles ne proposent pas toutes les mêmes services. Il est important de comparer ces plateformes pour choisir celle qui sera la plus adaptée aux besoins de votre entreprise.
Vous pouvez prendre votre décision en fonction de plusieurs critères :
Taille et besoin de votre entreprise : sélectionnez votre PDP en fonction de votre volume de factures et de la taille de votre structure.
Ergonomie et simplicité d’utilisation : la plateforme doit être intuitive et vous permettre de gagner du temps dans la gestion de vos factures.
Compatibilité avec vos outils existants : assurez-vous que la PDP peut s’intégrer facilement à votre logiciel de facturation actuel et à votre système comptable.
Sécurité des données : vérifiez les conditions de stockage, d’accessibilité et de transmission des données pour garantir leur protection.
Tarification : comparez les prix et les services proposés afin de choisir la solution offrant le meilleur rapport fonctionnalité/prix.
Communiquer les changements à ses partenaires commerciaux
La facture électronique doit être adoptée par tous, y compris vos clients et vos fournisseurs. Pour une transition sereine, impliquez-les dès maintenant en communiquant votre calendrier de mise en place pour les aider à s’adapter.
